การปิดบัญชี คือ การทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริง บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกปิดยอดคงเหลือ โอนไปบัญชีกำไรขาดทุน และยอดคงเหลือของบัญชีกำไรขาดทุนจะโอนไปยังบัญชีทุนพร้อมๆ กับยอดคงเหลือของบัญชี ถอนใช้ส่วนตัว กิจการสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทได้โดยการทำงบทดลอง หลังปิดบัญชี
การปิดบัญชี (Closing Entries) หมายถึง การโอนบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ได้แก่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย ไปยังบัญชีทุน เพื่อหายอดคงเหลือของบัญชีทุนที่ถูกต้อง ณ วันสิ้นงวดบัญชี รวมทั้งการหายอด คงเหลือ ของบัญชีสินทรัพย์ และหนี้สิน ซึ่งหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว บัญชีที่เหลืออยู่ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์ บัญชีหนี้สิน และบัญชีทุน เพื่อยกไปยังงวดบัญชีถัดไป
การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
1. บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
เดบิต รายได้ (ระบุชื่อ) xx
เครดิต กำไรขาดทุน xx
2. บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน
เดบิต กำไรขาดทุน xx
เครดิต ค่าใช้จ่าย (ระบุชื่อ) xx
3. บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน)
* ถ้ารายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย จะมีผลกำไรสุทธิ ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ(บัญชีทุน) เพิ่มขึ้นจะบันทึก ดังนี้
เดบิต กำไรขาดทุน xx
เครดิต ทุน................... xx
* ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย จะมีผลขาดทุนสุทธิ ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ (บัญชีทุน)ลดลงจะบันทึก ดังนี้
เดบิต ทุน................... xx
เครดิต กำไรขาดทุน xx
4. บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน
เดบิต ทุน................... xx
เครดิต ถอนใช้ส่วนตัว/เงินถอน xx
1. บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
เดบิต รายได้ (ระบุชื่อ) xx
เครดิต กำไรขาดทุน xx
2. บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน
เดบิต กำไรขาดทุน xx
เครดิต ค่าใช้จ่าย (ระบุชื่อ) xx
3. บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน)
* ถ้ารายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย จะมีผลกำไรสุทธิ ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ(บัญชีทุน) เพิ่มขึ้นจะบันทึก ดังนี้
เดบิต กำไรขาดทุน xx
เครดิต ทุน................... xx
* ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย จะมีผลขาดทุนสุทธิ ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ (บัญชีทุน)ลดลงจะบันทึก ดังนี้
เดบิต ทุน................... xx
เครดิต กำไรขาดทุน xx
4. บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน
เดบิต ทุน................... xx
เครดิต ถอนใช้ส่วนตัว/เงินถอน xx